ZINNEN: Laat je horen - of niet (Adam Grant)

Elke twee weken kiest Frank Philippaerts, partner bij FLY Consult, een citaat dat hem is bijgebleven en dat op een of andere manier aansluit bij ons werk als leadership coaches, trainers en consultants bij FLY.

Bij FLY begeleiden en coachen we regelmatig directie- en andere teams met het oog op een goede (of betere) samenwerking, besluitvorming en uitvoering van de genomen beslissingen. In vele van die teams, zelfs bij degene die al een hele tijd met elkaar werken, wordt vroeg of laat de vraag gesteld: wat bespreken en beslissen we als voltallig team en wat niet? Moet ik echt een stem hebben in het begroten van het kantinebudget voor volgend jaar; doet mijn mening over de keuze van de printers, kantoorstoelen, nieuwe IT provider, plaatsen van zonnepanelen op het dak van het warehouse etc ertoe? Het lijstje van beslissingen die genomen moeten worden is eindeloos. Geen wonder dat je je soms afvraagt hoe zinvol of noodzakelijk die zoveelste vergadering in je al overvolle agenda is.

Herkenbaar? Dus zoeken we naar manieren om vergaderingen productiever, effectiever en minder energievretend te maken. Daar bestaan talloze artikelen en hele handboeken over. Van die eerste categorie is dit er wat ons betreft een waardevolle:  https://hbr.org/2015/07/the-condensed-guide-to-running-meetings. Samengevat:

• Houd de bijeenkomst zo klein mogelijk.
• Laptops en GSM’s aan de kant.
• Houd het zo kort mogelijk - niet langer dan een uur.
• Staand vergaderen is productiever.
• Zorg ervoor dat iedereen meedoet en spreek degenen aan die dat niet doen.
• Houd nooit uitsluitend een vergadering om mensen op de hoogte te houden.
• Stel altijd van tevoren een agenda op – en wees duidelijk over het doel van de vergadering.

Voor elk van die aanbevelingen geldt natuurlijk dat het gezond verstand hier zijn licht op mag laten schijnen. Even zinvol of belangrijk is de vraag stellen hoe het komt dat, zelfs als we deze ocharme 7 regels tegen de 4 muren van onze vergaderruimtes plakken, we er toch niet in slagen ze na te leven.

Adam Grant, prof organisatiepsychologie (Wharton School, Universiteit van Pennsylvania) heeft het in een post op X (fka Twitter) en hier op LinkedIn over inefficënte vergaderingen als ‘the number one disruptor of productivity’. Hij introduceert een heel duidelijke afspraak voor vergaderingen. Dat is het citaat voor deze week:

‘If your voice isn't needed, your attendance isn't needed.’

En je kan natuurlijk ook met ons bekijken hoe we je team nog beter laten werken: info@flyconsult.eu